Service für universitäre Einrichtungen
In dieser Rubrik werden häufig gestellte Fragen universitärer Einrichtungen bezüglich der Aufbewahrung und Abgabe von Schriftgut beantwortet.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten?
Alle wichtigen Informationen hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen von Verwaltungsgut finden Sie in der Geschäftsordnung der Universitätsverwaltung (Stand: Februar 2010), die auch für die Einrichtungen der akademischen Selbstverwaltung gültig ist. Eine Übersicht bietet der Anhang 2. Die Geschäftsordnung finden Sie hier.
Wohin mit den "alten" Akten?
Dies ist eine häufig gestellte Frage. Irgendwann sind die Kapazitäten jeder noch so großen Registratur ausgeschöpft! Der Großteil der für den Geschäftsgang nicht mehr relevanten Akten kann wahrscheinlich in den Reißwolf. Doch Vorsicht! Bevor Sie auf eigene Initiative eine Vernichtung von Altakten angehen, müssen Sie das Universitätsarchiv kontaktieren. Denn neben der Aufgabe der Rechtssicherung ist die Aufbewahrung von historisch relevantem Schriftgut eine vorrangige Aufgabe des Archivs. Damit nicht versehentlich historisch interessantes Material verlorengeht, beraten wir Sie gerne vor Ort!
Was muss bei einer Aktenübergabe an das Archiv beachtet werden?
Eine Aktenübergabe an das Archiv ist eine unkomplizierte Angelegenheit und bedarf in der Regel wenig Vorbereitung. Die Übergabe wird in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern des Archivs geplant. Zur Orientierung sollten folgende Schritte beachtet werden. Einer erfolgreichen Übergabe steht dann nichts mehr im Weg:
- Terminvereinbarung. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, damit ggf. ein Termin zur Sichtung des Materials vereinbart werden kann. Falls eine Sichtung vor Ort aus unserer Sicht nicht notwendig erscheint, vereinbaren wir mit Ihnen einen Termin zur Übergabe des Materials.
- Abgabeliste. Bevor die Akten an das Archiv übergeben werden, sollte eine Abgabeliste von Ihnen angefertigt werden. So behalten Sie den Überblick, welche Akten Sie an das Archiv abgegeben haben. Eine Übergabeliste beinhaltet eine Auflistung aller abgegebenen Akten mit Kurztiteln und Laufzeit. Das entsprechende Formular finden Sie hier
- Transportplanung. Wir planen zusammen mit Ihnen den sicheren Transport Ihres Materials. Bei größeren Abgaben wird das Service-Team der Universität Bonn in die Planung miteinbezogen.
